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文藻外語大學 秘書室

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業務簡介

Job Description of the Secretariat

u各單位公文核稿、文件之審核

   Checking and verifying of inbound and outbound official documents from each department

u重要會議安排與召開

   Planning and handling of important meetings

u各單位業務之溝通與協調

   Communicating and coordinating with each department

u校園性別平等案件之受理

   Handling incidents of gender equality on campus

u內控、個資相關業務規劃辦理

   Planning and handling of Internal Control

u各種教育事業協會業務承辦

   Handling of business from various education associations

u策劃或協助各項慶典活動之辦理

   Planning and handling of various ceremonial activities

u校長、副校長行程安排與連繫

   Schedule arranging and contact for President and Vice President

u校內外向校長室申訴案件之處理

   Handling grievance cases submitted to Office of the President

※個資安全事件通報窗口:方春惠小姐(#1112) /  pims@mail.wzu.edu.tw

 

人員執掌

主任秘書:蔡振義

分機:1111

chenyitsai at mail.wzu.edu.tw

1. 本校各單位公文核稿、文件之審核。

2. 各單位業務之溝通與協調。

3. 綜理秘書室相關業務。

4. 校內外向校長室申訴案件之處理。

5. 校園性別平等教育委員會執行秘書。

6. 校長交辦事項。

 

 

一組組長:鄭美惠

分機:1113

mhc0402 at mail.wzu.edu.tw

1. 一組行政工作之推動與執行。

2. 各單位陳核主秘辦公室之公文(/函稿)、會計傳票、人員離職程序單初審與協調處理。

3. 秘書室、性別平等教育委員會電子公文登記桌。

4. 全校分層負責明細表編制及滾動修正作業統籌。

5. 教育部評鑑、訪視之校務類(行政類)準備工作統籌、聯繫窗口。

6. 協助行政電腦化相關事宜推動、協調與宣導。

   (如,電子公文系統、教師歷程系統、卷宗管理系統、委員會管理系統、網頁整合...)

7. 主管共識營活動辦理。

8. 校長遴選委員會教師代表、職工代表遴選作業辦理。

9. 總網中文版首頁版面管控暨分類、分眾內容維護管理(分類-認識文藻、校園資訊、教育部專區;分眾-教職員)

10. 性平會行政業務承辦

      a. 年度工作計畫/年度工作執行成效/年度工作執行自我檢核彙編。

      b. 性平會秘書組預算編列、核銷。

      c. 性平法規修訂/公告。

      d. 校園性別事件受理、審議小組推薦、審議會議召開、是否受理通知。

      e. 性平會議安排/召開/紀錄製作/處理建議知會所屬單位。

      f. 委員遴聘作業處理、當選名單公告。

      g. 性平網頁共同維護。

      h. 性平事件申復業務(委員推薦、召開會議、審議結果通知、於性平會報告。

      i. 申訴、訴願作業協助。(答辯作業、相關資料提供)

      j. 來文簽辦、調查統計作業處理。

      k. 辦理推動性平有功人員/社團遴選作業。

11. 協辦校慶、畢業典禮及重大活動相關業務。

12. 其他臨時交辦事項。

辦事員:莊千慧

分機:1115

sc2002 at mail.wzu.edu.tw

1. 校務會議、行政會議、主管會議安排及通知,會議資料彙整、紀錄製作及追蹤管控。

2. 辦理校務會議、行政會議代表遴選作業。

3. 各種教育事業協會業務承辦。

4. 承辦「教育部大專校院定期統計報表」等作業之資料彙整及填報。

5. 學校英文網頁專責小組成員單位代表。

6. 一組預算編列及事務用品採購、請款/核銷事宜。

7. 每學期重要會議時程彙整、製作並上傳。

8. 媒體調查校務概況及辦學特色之資料製作。

9. 「技專校院學校暨董事會資料填報系統」填報

10. 委員會系統管理。

11. 撰擬他校慶典活動、贈書之賀函、覆函及校內重大活動之(全校)訊息發送。

12. 校務基本資料庫填報。(13)

13. 臨時交辦事項。

 

 

二組組長:方春惠

分機:1112

96131 at mail.wzu.edu.tw

1. 二組行政工作之推動與執行。

2. 規劃辦理內部控制制度業務。

3. 規劃辦理個人資料保護管理制度業務。

4. 策劃及辦理新春團拜活動、教師節禮品發送、協助各項校內慶典活動。

5. 彙整及製作董事會、樂銘基金會、教育部評鑑、訪視等校務簡報資料。

6. 承辦秘書室工讀生/助學服務/志工管理及相關業務。

7. 管理秘書室財產、盤點作業。

8. 管理秘書室網頁。

9. 管理校務資訊公開專區。

辦事員:蔡金鳳

分機:1116

90059 at mail.wzu.edu.tw

1. 規劃辦理內部控制制度業務(教育訓練、整合檢討...)

2. 規劃辦理個人資料保護管理制度業務(文件彙整、個資盤點、教育訓練與查核...)

3. 協助辦理新春團拜活動、教師節禮品發送、各項校內慶典活動。

 

 

校史館館長:易守箴

分機:1118

94143 at mail.wzu.edu.tw

A. 綜合業務

   1. 館務規劃

   2. 研擬制訂「校史館館藏發展政策」

   3. 年度預算編製

   4. 校史館財產管理(含修繕與申購)

   5. 校史紀要編修

   6. 設置並召開「館藏政策及發展委員會」

B. 教育推廣

   1. 新生之校史及學校精神傳承導航課程(每班12小時)

   2. 學校精神推廣相關教育活動之規劃與執行

   3. 配合學校節慶之主題展覽、特展等策展及執行

   4. 編修撰寫校史相關出版品及出版

   5. 推動或協助校史及學校精神傳承研究計畫

   6. 支援教學單位或行政單位之相關需求

館員:黃鈺婷

分機:1117

sc1002 at mail.wzu.edu.tw

C. 展示

   1. 文物陳覽、輪換展品或複製上架

   2. 導覽說明手冊撰寫、編譯、印製

   3. 重要貴賓參觀校史館之接待與導覽解說

   4. 校史館展示空間規劃與維護

   5. 校史館導覽志工團培訓、管理

D. 典藏

   1. 校史館史料/文物/影像圖文徵集

   2. 史料文物入藏審定、登錄與編目建檔

   3. 史料文物之保管、清點、整理、維護(含修護及複製)

   4. 校級大事紀要之彙整修編

   5. 校史館庫房及工作室管理

E. 數位化業務

   1. 建置並管理校史館網站

   2. 大事紀要系統管理

   3. 校史資料庫管理

   4. 製作學校精神相關專題教學數位教材

   5. 數位化校史文物之展示與典藏資料